Over de hoogleraar die vergat zijn baret op te zetten

door Jacky van de Goor

Regels en rituelen leiden soms tot bizarre taferelen.  Zo’n tafereel maakte ik laatst mee bij de officiële afronding van een promotieonderzoek: de verdediging van het proefschrift.

Vooraf werden wij ingewijd in de strikte protocollen van het promotieritueel: voor wie welke stoel was bestemd, wat de correcte aanspreektitels van de hoogleraren waren (‘hooggeleerde opponent’), wie op welk moment  diende  te gaan staan en zitten, ... Ook de baretten van de hoogleraren bleken daarvan deel uit te maken.  Zo zagen we dat de hoogleraren bij binnenkomst allen hun baret vóór zich op tafel hadden gelegd. Telkens wanneer één van hen het woord nam, zette deze de baret op, en na afloop weer af.  De regels maakten een overdonderende indruk op de toehoorders, hetgeen leidde tot een amechtige stilte in de zaal. Tot er iets bijzonders gebeurde: één van de hoogleraren vergat op het juiste moment zijn  baret op te zetten!

Dit had een wonderlijk effect: de stilte in de zaal maakte plaats voor geroezemoes, de collega hoogleraren probeerden de baretloze hoogleraar op klungelige wijze non-verbaal duidelijk te maken dat hij zijn baret moest opzetten. Alle aandacht bij toehoorders en hoogleraren was ineens weg van de promovendus en zijn verhaal, en gericht op de hoogleraar die de regel had geschonden. Hoe gaat hij zich hieruit redden? Uiteindelijk zette de man zijn baret op, en vergat hem vervolgens weer af te zetten. Hilariteit alom.

Dit voorval laat zien welke bizarre werking regels en protocollen kunnen hebben: regels zijn aandachtvreters. Ze leiden onze aandacht af van waar het ècht om gaat: in dit geval de promovendus en zijn verhaal.

In de dagelijkse praktijk kom ik deze aandachtvretende werking vaak tegen. Een template voor projectplannen leidt tot gesprekken over het correct invullen van alle velden; de aanwezigheid van een tijdregistratiesysteem in (behoorlijk wat) organisaties leidt tot opmerkzaamheid voor wie op het juiste moment in- en uitklokt. Deze aandacht voor regels roept ook weer aandacht voor uitzonderingen op de regels op, want die zijn natuurlijk altijd te vinden.

Regels zijn aandachtvreters. Ze leiden onze aandacht af van waar het ècht om gaat.

Zo stuitte ik onlangs in een organisatie op een zorgvuldig nieuw protocol voor in- en uitklokken tijdens recepties en personeelsbijeenkomsten. Want ja, is dat nou werktijd of niet? Er was een hoop tijd en energie gaan zitten in het uitdenken en communiceren van deze nieuwe regeling, met zorgvuldige voorschriften voor bezoek in eigen tijd cq de tijd van de baas, en een apart protocol voor mensen die op hun vrije dag een dergelijke bijeenkomst  bijwonen.  Regels zuigen aandacht, wat weer aandacht voor uitzonderingen oproept, waar dan weer nieuwe regels voor worden opgesteld. Sneeuwbaleffect?

Dit is geen pleidooi voor het blindelings afschaffen van regels en rituelen (hoewel me dat een boeiend experiment lijkt). Wèl als ze afleiden van waar het echt om gaat. Afleiden van de vraag of het project waarvoor het template is ingevuld wel zo zinvol is, van de vraag wat mensen eigenlijk komen doen op hun werk in de tijd die ze (al dan niet geregistreerd) aanwezig zijn. Het gevaar van regels is dat het grotere plaatje, het hogere doel uit zicht raakt. Bedolven raakt onder voorschriften en protocollen. Of erger: dat het hogere doel er niet meer toe lijkt te doen.

Soms stuit je echter ook op mooie regels en rituelen: zo is het in veel Japanse organisaties de gewoonte om aan het einde van het jaar collectief oude rommel op te ruimen, om ‘schoon’ het nieuwe jaar in te gaan. Lijkt me een goede zaak als Nederlandse organisaties in navolging hiervan aan het einde van het jaar hun onnodige regels en voorschriften de vuilnisbak in doen.

Wie doet er mee?